Datenschutz und Datensicherheit bei ItsDone

Personenbezogene und geschäftliche Daten verarbeiten wir ausschließlich für die Bereitstellung der ItsDone-Funktionen, zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie für die in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke.

• Verarbeitung nur für festgelegte und nachvollziehbare Zwecke
• Zugriff im Rahmen der jeweiligen Benutzerrolle und Berechtigung
• Keine Nutzung oder Weitergabe zu fremden Werbezwecken
• Weitergabe nur, soweit sie für die Leistungserbringung erforderlich, vom Nutzer veranlasst oder gesetzlich vorgeschrieben ist
• Fortlaufende Überprüfung und Weiterentwicklung unserer Schutzmaßnahmen

ItsDone verwendet technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten vor unberechtigtem Zugriff, Veränderung, Verlust und missbräuchlicher Verwendung zu schützen.

• Verschlüsselte Datenübertragung per TLS
• Rollen- und arbeitsbereichsbezogene Zugriffskontrollen
• Trennung der Daten unterschiedlicher Unternehmen und Arbeitsbereiche
• Beschränkte Zugriffsrechte für interne Dienste
• Kontrollierte Produktionsbereitstellungen
• Automatisierte Sicherheits- und Funktionstests bei technischen Änderungen
• Regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen und sicherheitsrelevanten Systemeinstellungen

In ItsDone bestimmen Sie im Rahmen der eingerichteten Rollen und Arbeitsbereiche, welche Personen auf Objekte, Aufgaben und Berichte zugreifen können.

• Mitarbeiter und Kollegen einem Arbeitsbereich zuordnen
• Ansprechpartner und Empfänger hinterlegen
• Berichte, Rechnungen und andere Dokumente gezielt versenden
• Zugriffe über Einladungen und Mitgliedschaften steuern

Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt insbesondere dann, wenn Sie selbst den Versand eines Berichts, einer Rechnung oder eines anderen Dokuments veranlassen oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Mit ItsDone können verschiedene geschäftliche Unterlagen erstellt und verwaltet werden.

• Rechnungen und Angebote
• Arbeits- und Leistungsberichte
• Schadensmeldungen
• Objekt-, Übergabe- und Zustandsprotokolle
• Fotos und weitere objektbezogene Dokumentationen

Für einzelne Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Nach deutschem Steuerrecht sind Rechnungen und andere Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für andere Unterlagen können abhängig von ihrer Art Fristen von sechs oder zehn Jahren gelten.

Nutzer bleiben dafür verantwortlich, die für ihr Unternehmen geltenden handels-, steuer- und berufsrechtlichen Vorgaben zu prüfen und erforderliche Unterlagen rechtzeitig zu exportieren beziehungsweise zusätzlich ordnungsgemäß zu archivieren.

Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke, vertragliche Pflichten, gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Wenn Sie während eines laufenden Geschäftsjahres zu ItsDone wechseln, können Sie neue Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Umstellung mit ItsDone erstellen.

Damit Nummernkreise, Buchführung und bereits verwendete Rechnungssysteme korrekt aufeinander abgestimmt sind, empfehlen wir, den Wechsel vorab mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung abzustimmen.

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben betroffene Personen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten erreichen Sie uns unter:

mail@itsdone.me

Weitere Informationen zum Verantwortlichen, zu Rechtsgrundlagen, eingesetzten Dienstleistern, Speicherfristen und weiteren gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.